Der erste Schritt zur Digitalisierung eines Familienbetriebs

Ein familiengeführter Catering-Service wandte sich an ARCA, da der administrative Aufwand zunehmend die persönliche, beziehungsorientierte Arbeitsweise des Unternehmens überschattete.

Das Unternehmen arbeitete ohne CRM- oder Warenwirtschaftssystem und nutzte stattdessen mehrere Google Sheets zur Verwaltung von Preisen, Menüvarianten und grundlegender Verfügbarkeiten. Dieses Setup funktionierte über Jahre hinweg zuverlässig. Mit steigender Anfragezahl wurde es jedoch immer schwieriger, zeitnah auf Anfragen zu reagieren und die warme, persönliche Kommunikation aufrechtzuerhalten, die Kundinnen und Kunden besonders schätzten.

Die Herausforderung

Hinter jeder Catering-Anfrage verbarg sich eine lange, repetitive Abfolge manueller Schritte.

Die Inhaber mussten Kundendaten heraussuchen, verschiedene Preistabellen prüfen, Angebote kalkulieren, ähnliche E-Mails neu formulieren und nach jeder Nachricht ihre Tabellen aktualisieren. Keine dieser Aufgaben war komplex – in Summe jedoch beanspruchten sie unverhältnismäßig viel Zeit und Energie.

Mit wachsender Auftragslage verschwanden Abende und Wochenenden zunehmend in administrativer Arbeit. Das Geschäft lief gut, doch die Inhaber fühlten sich immer weiter von dem zwischenmenschlichen Kern ihres Handwerks entfernt.

Gesucht wurde eine Lösung, die interne Prozesse effizienter gestaltet, ohne neue, komplexe Systeme einzuführen oder bestehende Abläufe grundlegend zu verändern.

Unser Ansatz

ARCA analysierte zunächst den gesamten Anfrageprozess – vom Erstkontakt bis zur verbindlichen Buchung.

Anstatt die bestehende Struktur zu ersetzen, bauten wir bewusst darauf auf. Die vorhandenen Google Sheets enthielten bereits saubere Preislogiken und Menüstrukturen. Deshalb entwickelten wir eine Automatisierungsschicht, die direkt an diese „Single Source of Truth“ angebunden wurde und sich nahtlos in den bestehenden Arbeitsalltag integrierte.

Die Lösung erfasste eingehende Anfragen automatisch, extrahierte relevante Veranstaltungsdaten und verknüpfte diese mit den passenden Preis- und Menüinformationen aus den bestehenden Tabellen.

Auf dieser Basis wurde ein konsistentes, datenbasiertes Angebot erstellt – inklusive einer professionell formulierten Nachrichtenvorlage zur finalen Prüfung und Freigabe durch die Inhaber.

Gleichzeitig aktualisierte das System automatisch interne Verfügbarkeiten und Tracking-Informationen, ohne dass manuelle Anpassungen notwendig waren.

Ziel war nicht, die Arbeitsweise zu verändern, sondern die wiederkehrenden, zeitraubenden Schritte im Hintergrund zu eliminieren.

Ergebnisse

Die Einführung der Automatisierung veränderte den Umgang mit Anfragen grundlegend.

Aufgaben, die zuvor viel Zeit beanspruchten, liefen nun im Hintergrund ab – während sich die Inhaber auf ihre Kundinnen und Kunden konzentrieren konnten.

Statt abends Angebote zu erstellen, konnten sie innerhalb weniger Minuten reagieren – ein Unterschied, der von Kundenseite unmittelbar wahrgenommen wurde.

Die höhere Geschwindigkeit und Konsistenz führten zu besseren Buchungsquoten, reduzierten Stress und schufen neue Klarheit im Backoffice.

Vor allem aber gewannen die Inhaber wieder Zeit für persönliche Gespräche, Verkostungen und individuelle Planungsabstimmungen – also genau jene Momente, die ihr Unternehmen ursprünglich ausmachten.

Wirkung

Die Automatisierung gab dem Catering-Service Zeit, Energie und Fokus in einer entscheidenden Wachstumsphase zurück.

Bewährte Werkzeuge blieben erhalten, während unnötige Reibungspunkte konsequent beseitigt wurden.

Durch die Reduktion administrativer Routinetätigkeiten wurde nicht der persönliche Kontakt ersetzt – sondern gestärkt.

ARCA zeigte mit dieser Lösung, wie durchdachte, schlanke Automatisierung kleine Dienstleistungsunternehmen nachhaltig befähigen kann zu wachsen – modern organisiert, ohne den individuellen Charakter und die persönliche Note zu verlieren, die sie einzigartig machen.